就業規則は必ず必要？
会社を設立したら考えなくてはならないことの一つに「就業規則」の作成があります。
就業規則とは、会社のルールや労働条件などをまとめたルールブックのようなものです。
では、就業規則は起業したら必ず作る必要があるのでしょうか？
労働基準法は、常時10人以上の労働者を使用する事業者に対し、就業規則の作成および労働基準監督署への届け出を義務づけています。この「10人以上」には、正規雇用従業員だけではなく、パートやアルバイトも含みますので、多くの企業が該当することになります。
とはいえ、労働者が10人未満の場合であっても、任意で作ることはもちろん可能です。職場のルールを定めておけば、さまざまな労使トラブルの防止に役立ちますし、会社の信用度も増してイメージアップにつながります。また、就業規則がないと、厚生労働省関係の助成金が申請できないケースもありますので、作成しておいた方が何かとメリットは多いといえるでしょう。
どうやって作成するの？
社内の人事担当や総務担当が作成してもよいのですが、時間がない、あるいは法的な知識がなくて不安な場合には、社会保険労務士や弁護士など人事労務の専門家に依頼する方法もあります。社内で作成するのであれば、厚生労働省が公開している「モデル就業規則」も参考になりますし、各都道府県の労働局のウェブサイトからひな形をダウンロードして利用することもできます。注意しておきたいのは、就業規則は会社の重要文書なので、自前で作る場合は、かなり注意深く進める必要があるという点です (ひな形には会社にとって不利な内容の項目も含まれており、一度定めた内容は後で容易に変更できない場合もありますので、くれぐれも慎重に…) 。
また、せっかく作っても社員に知ってもらわなければ意味がありません。作成後は社内に周知し、従業員がその内容をいつでも確認できる状態にしておくことが、労働基準法で定められています (周知しなければ無効になってしまいます) 。
さらに、作成した就業規則は、管轄地域の労働基準監督署に届け出る必要があります。届け出を怠ると、労働基準法違反として罰則が適用されます。
何を定めればよいの？
では、具体的にはどのような事柄を定めればよいのでしょうか。
就業規則には、必ず定めなくてはならない「絶対的必要記載事項」と、会社によって定める必要が生じる「相対的必要記載事項」、そして、記載するかどうかが自由である「任意的記載事項」の3つがあります。このうち、「絶対的必要記載事項」は一つでも記載がないと罰金が科されてしまうので注意が必要です。
3つの記載事項にはそれぞれ下記のような項目が含まれています。
「絶対的必要記載事項」…労働時間、賃金、退職
「相対的必要記載事項」…退職手当、安全衛生、表彰etc.
「相対的必要記載事項」…休職手続、試用期間、異動etc.
一度作っておけば安心？
就業規則は、社会情勢の変化や法改正に合わせて見直しが必要になります。とりわけ近年は、「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律 (働き方改革関連法) 」をはじめ、労働法の改正・施行が相次いでおり、就業規則への反映が必要となる場合も少なくありません。そのため、例えば1年に1回など、定期的に見直す機会を設けておくことが肝心です。
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