事業が軌道に乗り、従業員の数も増えてきたら、そろそろ就業規則を整備しておく頃合いかもしれません。就業規則は、常時10人以上の従業員を雇う場合は作成が義務とされていますが、10人以下であっても、作ることで、さまざまなメリットを得ることができます。
ただし、作成にはコストや時間がかかるため、先にメリットやデメリットを十分に検討してから作成するかどうか決めたいと考える経営者の方もいらっしゃるでしょう。
以下では、就業規則を作成すると、どんなメリットやデメリットがあるのか、説明します。
作成するメリット
(１) 労使トラブルの防止に役立つ
就業規則を作成する最大のメリットは、従業員とのトラブル防止に役立つことです。労働条件や服務規律などのルールを明文化しておくことで、不要なトラブルの防止につながり、仮に社員が問題を起こした場合でも、就業規則で対応が定められていれば、それを根拠として配置転換や懲戒処分などの措置をとることができます。万一、従業員から訴えられたとしても、裁判では就業規則の内容が非常に重視されます。
(２)会社の秩序を保つことができる
社内のルールを定めることで、従業員が勝手な判断で行動することを防ぎ、職場環境を良好に保つのに役立ちます。
(３) 人件費の削減が可能になる
人件費、特に残業代の支払いに悩んでいる場合は、就業規則に規定を定めることで変形労働時間制を導入でき、それにより合法的に人件費を削減できます。
(４) 雇用関係の助成金の申請ができる
職場環境の改善などに取り組んだ企業は、行政から助成金をもらえる場合がありますが、申請の条件として、就業規則の存在が求められる場合があります。
(５) 優秀な人材の確保につながる
賃金や労働時間のルールが定められている会社では、従業員が安心して業務に打ち込むことができるので、優秀な人材が定着しやすく、離職率も低くなります。
作成するデメリット
(１) 作成に労力やコストがかかる
自分で作成する場合は労力と時間がかかりますし、専門家に作成を依頼する場合はコストがかかる上に、信頼のおける専門家探しから始めなくてはなりません。
また、契約社員やアルバイトを雇う場合は、雇用形態ごとに就業規則を作成する必要があるため、その分、手間も増します。
(２) メンテナンスが欠かせない
一度作れば終わりではなく、定期的な見直しが必要となります。
法律に違反した内容の就業規則を使っていると無効になってしまうため、最新の法改正情報を常にチェックし、必要があれば改定せねばなりません。
(３) 内容が会社の実情に合っていないと、トラブルの元になる
例えば、インターネット上のひな形をそのまま使って作成した場合など、内容が会社の実情にあっていないケースが多々あります。知らないうちに、会社の不利になるような条項が含まれた就業規則を使い続けていると、従業員からその内容を要求され、損害を被ることがあり得ます。
(４) 経営者の融通が利かなくなる
従業員が就業規則どおりの待遇を要求してくる場合があり、経営者だけの判断で物事を決められなくなる場合があります。
おわりに
就業規則の作成はトラブルの防止に非常に効果的ですが、上記デメリットで挙げたように、運用する上で注意すべき点もたくさんあります。「せっかく作るのだから、きちんとしたものを作成したいけど、時間がないし法律の知識もない」と不安をお持ちの方は、やはり専門家の力を借りると安心でしょう。コストはかかりますが、見返りは十分にあると思います。
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